Es evidente que en los últimos años la forma de concebir el trabajo de oficina en las organizaciones ha ido experimentando diversos cambios y todavía no sabemos realmente cual será esa tendencia definitiva que llegue para quedarse, si es que alguna llega como formato predominante.
Las personas tras la pandemia han sufrido un cambio de paradigma con una nueva forma de entender y vivir la vida que afecta fundamentalmente a su forma de entender el trabajo y sus prioridades. Pero también a su forma de socializarse y buscar relaciones humanizadas dentro de todos los ámbitos, incluido el trabajo.
El trabajo híbrido, que combina presencial y remoto, oficina y casa, es una tendencia a la que nos enfrentamos y a la que cada vez más empresas optan para ofrecer un equilibrio entre la demanda y necesidad que plantea el empleado hacia un trabajo flexible y por otro lado la necesidad de las organizaciones de reunir a su personal en espacios colaborativos que fomentan la creatividad y crean una cultura empresarial propia de los equipos. Por ello, es lógico que a los líderes les preocupe el espacio de trabajo no solo como forma de atraer y retener al talento, sino como medio para evitar que su propia cultura corporativa desaparezca si no se fomenta el trabajo en equipo y la idea de formar parte de la organización.
¿Qué papel juegan los espacios de dirección en este diseño del espacio de trabajo híbrido?
Los puestos directivos desde el liderazgo se plantean la ejemplaridad presencial en su puesto de trabajo, lo que supone un nuevo enfoque en el diseño de los puestos de dirección hacia espacios más abiertos e integrados con el resto de la oficina, de modo que fomenten al resto de empleados de la organización el interés por vivir la cultura corporativa dentro del trabajo híbrido. Dejamos de hablar de directivos para hablar de líderes.
Los empleados necesitan que los líderes sean accesibles y claros en su forma de dirigir la empresa y de plantear los valores y metas a conseguir. Por ello debemos plantear nuevos espacios direccionales que tengan interconexiones con su equipo tanto de modo presencial como remoto.
Las empresas necesitan recuperar el trabajo presencial en la oficina, necesitan recuperar el espíritu de equipo. Pero también el empleado necesita socializar y formar parte de un equipo. El esmero y personalización en la creación de nuevos espacios de trabajo dentro de las organizaciones se plantea como una necesidad humanizada y necesaria para todas las partes, que sin duda repercute en una mayor productividad y eficacia. Este nuevo paradigma nos lleva a diseñar una oficina colaborativa donde predominan las zonas de reunión y colaboración que conectan de modo presencial o remoto con el resto del equipo. Pero también crear zonas individuales donde concentrarse o mantener una videoconferencia. Los asientos predominantes pasan a ser piezas de todo tipo, formales o informales, que van desde taburetes para tomar un café, a zonas lounge con sofás, butacas o pufs, sillas de conferencia y reunión, hasta la silla de oficina operativa que deja de ser esa silla para 24 horas, pero que sigue teniendo su puesto relevante en el trabajo híbrido, tanto en la oficina como en casa. La silla de trabajo en la oficina no desaparece, pero si adquiere un nuevo rol dentro de los espacios flexibles.
¿Cómo conseguir el equilibrio entre el trabajo en casa y el trabajo presencial?
El reto de las empresas pasa por ofrecer espacios de trabajo que fomenten y motiven esa conexión presencial y remota; y líderes capaces de transmitirlo y dar valor y sentido al trabajo presencial. Es fundamental que el empleado sienta las ventajas que le ofrece el trabajo presencial y que ese espacio confortable y conexionado le dé sentido a su presencia mediante la eficacia y productividad de su propio tiempo.
El espacio de trabajo debe ser SOSTENIBLE E INCLUSIVO, a la vez que amable y eficiente para ser lugares donde las organizaciones puedan comunicar su cultura y sus valores desde el trabajo híbrido de forma que desde la organización fomente el interés por la conexión y colaboración presencial de todo el equipo, incluido sus líderes, y a la vez integre y comprenda la necesidad creada de la conexión remota mediante la facilidad de acceso a videoconferencias individuales o colectivas desde diversas zonas del espacio.
¿Qué deben tener los nuevos espacios de trabajo de una organización?
Resumiremos la respuesta en tres puntos clave:
- FLEXIBILIDAD, espacios flexibles que se adapten las necesidades de cada momento y que puedan convertirse en diferentes escenarios.
- FISICO Y DIGITAL UNIDOS. La unión entre el mundo físico y el digital debe ser la base de los nuevos espacios de trabajo para facilitar la videoconferencia que permita la perfecta conexión entre los asistentes presenciales y los remotos.
- ESPACIOS ABIERTOS JUNTO CON ESPACIOS CERRADOS. Los espacios de trabajo híbrido requieren zonas de trabajo abiertas que faciliten la colaboración, pero también espacios cerrados que permitan la concentración o mantener conversaciones privadas o individuales sin interferir en el resto de empleados.
¿Cómo afecta el trabajo híbrido a la instalación de mobiliario y en concreto de asientos y sillería en los espacios de trabajo?
Con la llegada de los Coworking y posteriormente la pandemia se llegó a pensar incluso en el fin de la oficina dentro de las organizaciones. Sin embargo, un nuevo cambio de paradigma que asume el trabajo híbrido como tendencia de las empresas retoma la importancia de la vuelta a la oficina como espacio de trabajo corporativo conexionado, personalizado y humanizado.
El concepto de coworking donde conviven varias empresas y ofrece zonas comunes y zonas privadas, zonas abiertas y zonas cerradas, es en parte trasladado al diseño de los nuevos espacios de trabajo de las oficinas corporativas donde conviven zonas colaborativas y zonas cerradas que permiten la privacidad de los empleados presenciales. En cuanto a las necesidades de asientos y sillas que demandan estos dos conceptos de oficina no hay mucha diferencia, y la silla de trabajo sigue ocupando un puesto relevante pero indudablemente pierde su antiguo protagonismo para ser compartido con otro tipo de asientos y sillas que ocupan más metros cuadrados dentro de la distribución y diseño de los espacios de trabajo.
En el diseño de los espacios de trabajo híbrido en general se deberían plantear diferentes zonas definidas que son:
ESPACIOS ABIERTOS:
- Espacios colaborativos compartidos
- Espacios sociales compartidos
- Espacios de aprendizaje y formación compartidos
- Espacios de trabajo compartidos
ESPACIOS CERRADOS
- Espacios de trabajo y concentración individuales
- Espacios de reunión individuales
La flexibilidad requiere crear diferentes ambientes con diferentes tipos de sillas y asientos en función de cada uno de estos espacios y de las necesidades de las personas que los ocupan, debiendo ser piezas polivalentes que puedan ser utilizadas en estos diferentes espacios o convivir en todos ellos según el momento. No podemos olvidar que en la tendencia al trabajo híbrido, los espacios corporativos deben presentarse como espacios atractivos, útiles y eficientes para los empleados, en los que puedan tener una mejor forma de trabajar de la que tendrían en casa ofreciendo todo tipo de facilidades y conexiones físicas y remotas.
- En los espacios colaborativos, así como en las zonas de reunión, las sillas confidente y de reunión, giratorias o fijas ganan protagonismo. En su versión tapizada para dar comodidad y calidez a estos espacios. Son estas zonas, abiertas o cerradas las que más metros cuadrados ocupan en el diseño de las oficinas o de los espacios de trabajo. Y este tipo de sillas son las más reclamadas para estos espacios donde se busca combinar funcionalidad con diseño.
- En los espacios sociales las zonas de cafetería con taburetes y sillas multifunción en diferentes versiones tanto tapizados, como de polipropileno o de madera, comparten protagonismo con las zonas de soft-seating con butacas, sofás, pufs y sistemas modulares tapizados. Es otro de los tipos de asiento que gana protagonismo en el diseño de espacios.
- En los espacios de aprendizaje, las sillas multifunción con pala de escritura se presentan como la opción más reclamada, tanto en versiones fijas como giratorias y con ruedas. Pero también las sillas multifunción de PP con mesas de formación. La opción de sillas que puedan quitar o poner las palas de escritura es una interesante alternativa. La era digital da lugar también a otro tipo de espacios de formación conectada con el uso de espacios más informales con butacas tapizadas.
- En los espacios destinados a zona de trabajo, bien sea en espacios compartidos o individuales, la silla operativa de trabajo sigue ocupando un lugar relevante en el diseño de estos espacios. Si bien, el trabajo híbrido implica que esa silla ya no sea de un único empleado por lo que además de requerir confortabilidad y ergonomía, la tendencia será hacia sillas fáciles de regular y manejar, con menos mecanismos y palancas optando por los mecanismos autónomos como los sincro autopesantes. En lo que respecta a las zonas de trabajo individuales necesarias para la concentración o para una conversación privada, vuelven los confortables sillones direccionales.
¿Cuál es el objetivo del espacio de trabajo dentro del trabajo híbrido?
Esta es la pregunta que se hacen las organizaciones para captar y dar sentido al trabajo presencial y comprender el trabajo híbrido dentro de su cultura corporativa y de sus valores. La respuesta sobre estos objetivos podría ser resumida a:
- Mejorar el rendimiento y productividad de la empresa, ayudando a que las personas trabajen mejor buscando su bienestar y salud física y mental.
- Socializar y crear equipo, ayudando a que las personas sientan que su trabajo es más productivo y su tiempo más eficiente cuando ocupan los espacios de oficina de la organización.
Pues bien si este es el objetivo, el diseño de los espacios de trabajo de las organizaciones o de los coworking que las acogen, debe ayudar conseguir estos dos objetivos.
Pepa Perez de la Oliva
CEO de delaoliva