TELETRABAJO, ¿SERA UNA TENDENCIA HACIA EL HOME OFFICE TRAS EL COVID-19?

La filosofía de muchas de empresas, fundamentalmente de servicios, que hacen posible una no presencies física en las oficinas, ya estaba enfocada hacia la flexibilidad de horarios y a la conciliación de la vida laboral y profesional, facilitando el teletrabajo a sus empleados para poder trabajar desde casa en base a proyectos y objetivos. En los últimos años, la desaparición del concepto de oficina tradicional, ha evolucionado claramente hacia dos nuevos conceptos: el coworking y el home-office. Esto ya era una realidad, más que una tendencia.

Pero la crisis sanitaria provocada el COVID 19 y el confinamiento de la población ha supuesto y supondrá una nueva concepción de la vida y del trabajo para todas las personas, que sin duda nos dejará un antes y un después en muchos aspectos y concepciones de la vida. Pero además nos habrá enseñado que el teletrabajo es una opción posible, para empresas y para personas que jamás se lo hubiesen planteado si no hubiese sido por una necesidad como ésta.

UNA RESPUESTA RÁPIDA A LA SITUACIÓN DE CRISIS ACTUAL

El home office es el principal protagonista de una nueva forma de trabajo que surge para dar respuesta a las circunstancias actuales. Es increíble la agilidad con la que muchas empresas y trabajadores se han adaptado a esta nueva situación en un acto de responsabilidad colectiva y social para frenar la expansión del gran enemigo global del año 2020 como es el coronavirus. En un esfuerzo mayúsculo y a contrarreloj, las empresas “se han puesto las pilas” para buscar alternativas; los asesores y técnicos informáticos, así como las empresas de comunicaciones  no han dejado de trabajar para montar operativos y sistemas que  dieran respuesta a las necesidades de las empresas, autónomos y profesionales, para proteger a sus trabajadores, a ellos mismos y a su entorno del riesgo a contagiarse del COVID 19.

De esta forma, empresas y trabajadores se han podido beneficiar del teletrabajo para conseguir un mal menor dentro de esta crisis sanitaria, social y económica a la que nos enfrentamos. Pero la pregunta es si tras superar esta situación, esas personas y esas empresas lo seguirán viendo como un mal menor, como una solución a un problema, o si lo empezarán a ver como una solución eficiente y posible en el entorno laboral. Lo que esta claro es que las nuevas tecnologías ponen a nuestro alcance el que se pueda trabajar administrativa, comercial y ofimáticamente, desde cualquier lugar del mundo, accediendo  a la información y  a los recursos sin necesidad de pisar la oficina.

QUÉ ES EL TRABAJO REMOTO

El trabajo remoto u “oficina en casa”, significa el poder realizar las tareas profesionales y laborales desde un lugar alternativo al habitual, como el hogar, un café o un espacio de coworking, entre otros.

Gracias a la transformación digital, PYMES y grandes compañías han reflexionado en el hecho de que el trabajo remoto es una opción que sus trabajadores pueden desear tener.

El teletrabajo y la formación a distancia pisan con fuerza en estos días a nivel operativo, el home office y los espacios de estudio también se incorporan al entorno familiar convirtiéndose en canalizadores de nuevas formas de trabajo a través de un equipamiento ergonómico y versátil, sustentado sobre los recursos y herramientas que ofrecen las nuevas tecnologías.

El reto reside en la capacidad de trasladar al hogar las mismas garantías que ya existen en oficinas y centros educativos promoviendo al mismo tiempo la cooperación, el trabajo en equipo y la autonomía de cada usuario.

Al no estar presencialmente en el mismo lugar de trabajo, puede que se pierda sinergia. Por este motivo es necesario que todas las partes involucradas dentro de un mismo proyecto mantengan la comunicación, intercambien su información y estén conectados de forma que puedan compartir archivos y recursos en línea con fluidez.

Realizar reuniones virtuales ayuda al correcto desarrollo de los proyectos y realizarlas al final de cada jornada permite monitorear la realidad de las labores de la empresa.

Existe una gran variedad de herramientas y plataformas a nuestra disposición que posibilitan la comunicación y unión del equipo en la distancia, de forma que fomente tanto la productividad como la creatividad.

PERO ¿ES EL TELETRABAJO LA MEJOR OPCIÓN?

Para implantar el teletrabajo es necesaria una cultura organizativa en la que prime el trabajo por objetivos y la confianza en el trabajador.

Es probable que tele trabajar transmita instantáneamente al trabajador  un ideal de flexibilidad absoluta en la que hace y deshace a su antojo, pero lo cierto es que para que sea efectivo el teletrabajo dista mucho de ser así. Y es que no se puede pasar de trabajar en una oficina a hacerlo en el propio domicilio sin adoptar medidas.

Entre ellas figura marcarse una rutina, vestirse y no trabajar en pijama, mantener un horario de trabajo diario, evitar las distracciones, aislarse de ruidos, y hacer saber a nuestro entorno familiar que, aunque estemos en casa, estamos trabajando y no podemos atender las tareas y devenires del hogar; y tener disponible un espacio debidamente acondicionado. Al igual que los espacios de trabajo de empresas y coworking requieren de ambientes ergonómicos, amables y especialmente cuidados, la creación de un espacio fijo de trabajo en casa es imprescindible si el teletrabajo se presenta como la opción habitual de  trabajo.

Y llegados a este punto, nos preguntamos si todos los hogares tienen espacio suficiente como para destinar parte del mismo a crear un espacio de trabajo. No en vano, durante esta crisis del COVID 19, Prevención de Riesgos Laborales recordó a las empresas la necesidad de una autoevaluación del puesto de trabajo de aquellos trabajadores que se disponían a tele trabajar desde su casa. Recordamos la vigencia del RD468/96 y recomendaciones y normativas ergonómicas para el puesto de trabajo.

Para responder a la pregunta de este apartado, también debemos poner en consideración la necesidad de relación social que las personas tenemos y con toda seguridad, esta crisis del COVID-19 que nos ha obligado a un confinamiento necesario, nos hará ahora más que nunca valorar esa necesidad que tenemos de salir de casa y de relacionarnos con compañeros, con personas, cambiar de lugar,.. Finalmente valorar si el teletrabajo es la mejor opción que la empresa le puede ofrecer, dependerá de una valoración personal vital de cada trabajador.

LA IMPORTANCIA DEL ESPACIO DE TRABAJO

Debemos destinar un lugar más o menos espacioso de nuestro hogar para desarrollar nuestra actividad profesional. Lo ideal es que ese espacio incluya una habitación completa e independiente que no se dedique a otro uso doméstico, pero esto no siempre es posible, puedes optar por crear espacios individuales mediante la utilización de mamparas o utilizar armarios para delimitar el espacio destinado a uso laboral del doméstico, para crear tu particular home-office.

En este confinamiento, probablemente el gran olvidado ha sido la creación del espacio de trabajo home-office. La extraordinaria y urgente necesidad que se planteó de un día para otro, ha centrado todos los esfuerzos en crear operativos informáticos y telemáticos que permitieran el trabajo en remoto, y hay que reconocer que ha sido y es posible tele trabajar desde el punto de vista de acceder a la información y herramientas necesarios para hacerlo como si estuviésemos en la misma oficina. Pero ¿lo estamos haciendo en las condiciones necesarias?, ¿se ha prestado  la misma atención a evaluar las condiciones ergonómicas del espacio que permitan desarrollar un trabajo con eficacia y fomentando el bienestar laboral y salud de las personas en su trabajo? . Entendemos que la respuesta es un no, las circunstancias excepcionales nos han llevado a improvisar y adaptarnos prácticamente a lo que cada uno ya tenia en su casa, de forma que  en aquellos hogares donde ya  se había creado una zona de trabajo o una zona de estudio, se ha utilizado y probablemente las 24 horas rotativamente para diferentes miembros de la familia; en otros casos, cualquier silla de la cocina, del comedor, de un dormitorio, un rinconcito,.. habrá sido improvisado para crear un puesto de trabajo, rodeado de ruido y distracciones, inevitables además en esta excepcional situación.  Pero como excepción , puede y tiene que valer, pero esa no es la idea de poder tele trabajar desde casa, ni puede plantearse ésta última como una opción deseable.

Disponer de un espacio fijo de trabajo y debidamente acondicionado para desarrollar el teletrabajo es tan imprescindible y necesario como el propio trabajo en remoto. Por ello, debemos resaltar la importancia del home-office como espacio de trabajo a diseñar, planificar y crear dentro del hogar.

COMO CREAR UN HOME OFFICE CÓMODO Y EFICIENTE

Cuando diseñamos un espacio de teletrabajo en el hogar, creamos una zona de home-office, lo debemos hacer con los mismos requisitos, esmero  y exigencia, en lo que a ergonomía se refiere, que si se diseña para una oficina o un coworking. Es evidente que estará condicionado por una estética que debe integrase en el propio hogar y por un respeto al espacio  mas o menos reducido o amplio del que se dispone.

Debemos prestar atención a aspectos ergonómicos imprescindibles como la iluminación, la insonorización, la ventilación del espacio y por supuesto el mobiliario, con especial interés en la silla de trabajo, en función de las horas que vayas a dedicar a desarrollar tu trabajo con pantallas de visualización. A ello debes añadir, cuidar la postura y fomentar la movilidad.

No debemos olvidar todos los factores medioambientales que contribuyan a mejorar nuestro medioambiente, sobre todo una iluminación eficiente. Lo ideal es trabajar en espacios que disfruten de toda la luz natural posible, pero si no es posible, siempre tendremos la opción de incorporar elementos de iluminación que simulen al máximo esa luz del sol y que, además, aporten un toque cálido, agradable, funcional y productivo a nuestro despacho o mini-espacio dedicado al teletrabajo, pero usando leds o luces de bajo consumo. Uso responsable de papel y tinta, procura imprimir solo lo necesario, recicla los papeles, etc.

COMO ESCOGER EL MOBILIARIO PARA TU HOME-OFFICE

Tu jornada de teletrabajo debe realizarse en un espacio lo más similar posible a un puesto de trabajo o despacho de oficina tipo. Por tanto en lo referente a mobiliario debes contar con dos piezas básicas: mesa y silla.

Tu espacio de teletrabajo debe contar con una mesa de altura adecuada entre 72 y 76 cm de altura, también puede ser regulable en altura, lo ideal es que tuviese un lugar fijo, por tanto no es necesario que tenga ruedas, pero si el espacio de la vivienda debe ser multifuncional una opción son las mesas con ruedas o las plegables, pero conlleva el inconveniente de montar y desmontar tu espacio, conectar tu PC o portátil, documentación, etc.

Los muebles auxiliares donde almacenar documentos cada vez son menos relevantes por la tendencia a usar formatos digitales evitando el papel. Pero cualquier mueble será válido sin que afecte a la ergonomía de tu home-office, siendo además evidente que su integración en la decoración del espacio será determinante.

Biombos fonoabsorbentes, plantas en jardineras, cristaleras móviles o fijas, es decir separadas o aisladas de ruidos, si el espacio de trabajo es compartido con otros espacios del hogar será fundamental la elección de tu mobiliario home-office para crear un espacio acogedor.

La silla operativa, una silla adecuada de trabajo, cómoda y ergonómica debe ser la pieza imprescindible de un espacio home-office. ¿Qué silla recomendamos? La gran ventaja es que cada usuario puede elegir su propia silla y esa es la mejor noticia, porque la comodidad, la adaptación de una silla a su usuario depende de cada persona. Pero sí podemos indicar, que la mejor forma de no equivocarnos es escoger una silla que además de resultarnos cómoda y ergonómica, no ocupe  demasiado espacio y ofrezca un diseño neutro, como puede ser la silla PEPER con respaldo de malla en su versión blanco o negro (según se adapte al propio espacio home-office en el que se integre) y asiento tapizado en tonos neutros como negros, grises o beige.

Si prefieres respaldo tapizado te aconsejamos huir de modelos con grandes superficies de polipropileno, las llamadas carcasas de plástico por una simple cuestión estética, que pueda no integrase en todos los espacios; la silla operativa WING es una excelente opción por su estética con respaldo completamente tapizado, como por su  ergonomía y confort.

Si dispones de un espacio destinado únicamente al teletrabajo dentro de un despacho las opciones de silla operativa no tienen por qué centrarse ni en aligerar el espacio, ni en una estética que se integre en espacios compartidos; por tanto cualquier silla técnica operativa de las que encuentras en nuestra web dará respuesta a las necesidades de un home-office ergonómico y efectivo, pero es importante que recuerdes: asiento regulable en altura, giratoria, con volumen lumbar regulable en altura, respaldo regulable en inclinación (normativa aplicable UNE-EN 1335). Podríamos recomendarte un vistazo a las sillas NEW LIGHTTOP y ARC.

EVALUACION DEL RIESGO DEL PUESTO DE TRABAJO HOME-OFFICE

Recordamos de nuevo que las empresas deben evaluar los riesgos de sus trabajadores mientras teletrabajan en sus casas. Está permitido por PRL una autoevaluación realizada por el propio usuario, lo cual ya nos debe llevar a una reflexión sobre la importancia de este aspecto. Si el teletrabajo debe basarse en la confianza en la responsabilidad del trabajador, extendamos esa responsabilidad a dicha autoevaluación.

Algunas empresas han optado por facilitar a sus teletrabajadores del equipo y medios necesarios para que puedan trabajar desde casa de forma cómoda y eficiente, y tres elementos serian básicos: un portátil, software y herramientas básicas de comunicación remota, y una silla operativa corporativa.

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